Effective Meeting

Baru aja nyari arsip email lama di mailbox.. eh, ketemu tulisan jadul yang menarik seputar meeting.. Supaya informasinya bisa diterapkan bersama sama, maka artikel ini dipublish ulang lewat blog ini..

Tulisan ini di buat dalam rangka menyikapi curhat temen2 kantor (dan pengalaman pribadi siih) terhadap seringnya meeting2 tapi hasilnya nggak optimal.. berikut tips meeting yang efektif dan produktif (dirangkum dari beberapa sumber di internet)..

————— Tahap Persiapan —————

1. Nggak perlu meeting!!!
Kalau nggak perlu dimeetingkan, ngapain meeting??.. Hindari meeting jika informasi bisa disampaikan melalui email atau laporan tertulis.

2. Tentukan target dari meeting
Sebelum merencanakan agenda meeting, tentukan target yang ingin dicapai dengan meeting tersebut.

3. Siapkan dan distribusikan agenda meeting terlebih dulu
Agenda terdiri dari 1 kalimat sebagai deskripsi:
- tujuan meeting
- daftar topik yang akan dibahas
- daftar siapa2 yang in-charge masing2 topik
- berapa lama topik itu akan dibahas.

Dari sini sudah bisa ditentukan meeting dimulai dari jam berapa dan selesai jam berapa.

4. Persiapan meeting
- Ruangan : pilih dan booking ruangan sesuai jumlah peserta.
- Waktu : pilih waktu yang seusai. Tetapkan waktu sesuai agenda yang dibuat. STICK TO IT !!
- Fasilitas : sediakan infokus, whiteboard, spidol..
- Bahan : Jika memungkinkan berikan semua peserta meeting sesuatu untuk persiapan. Misalnya untuk problem solving meeting sediakan data2 yang ada sebelumnya, tanyakan ke seluruh member solusi2 yang mungkin bisa dilakukan menurut masing2 peserta.

————— Pelaksanaan Meeting —————

5. Start on time, End on time
Usahakan meeting tepat waktu dan sesuai agenda. Sebelum meeting dimulai review lagi agenda meetingnya dan set prioritasnya

6. Fokus ke topik bahasan
Kemukakan topik bahasan dengan jelas dan hindari diskusi yang OOT (Out of Topic).

7. Output dari masing2 topik bahasan
Jangan selesaikan diskusi tanpa keputusan bagaimana / apa2 saja action yang akan dilakukan.

8. Summarize hasil meeting dan Evaluasi proses meetingnya
Diakhir meeting informasikan kembali ke peserta hasil meetingnya.. dan tanya ke peserta meeting “Apakah meeting ini sudah sesuai harapan??.. Apa yang perlu dilakukan untuk memperbaiki meeting berikutnya??”

9. Minutes of meeting
Tulis dan distribusikan setiap diskusi ke dalam MoM dalam 1-3 hari. MoM ini berfungsi agar segala keputusan bisa diketahui oleh peserta yang tidak hadir dan juga untuk review meeting berikutnya.

semoga bermanfaat.

Satu lagi yang perlu ditambahkan dari tulisan di atas.. sebaiknya peserta meeting tidak perlu membawa laptop kecuali notulen/presenter. Karena peserta meeting yang membawa laptop berpotensi melakukan pekerjaannya di tengah waktu meeting sehingga tidak fokus dan membuat meeting menjadi lebih tidak efektif. Apalagi wireless broadband sudah jamak menempel pada laptop2.. bisa jadi in the middle of meeting malah ngecek email atau malah fesbukan..

Tulisan ini tercatat dikirim ke temen2 divisi pada bulan juni 2006.. Alhamdulillah, meskipun sampai sekarang jadwal meeting masih bertubi-tubi tapi outputnya sudah lebih optimal.. meskipun masih ada aja orang2 yang membuat meeting menjadi tidak efektif. Coba deh diinget-inget.. sudah efektif belum meeting yang kita lakukan??.. Tulisan ini boleh disebarluaskan.. semoga bisa memberi inspirasi bagi yang membacanya..