Managing the way you recieve delegation

As requested.. tulisan sekarang akan membahas tentang apa yang musti kita lakukan ketika menerima delegasi tugas dari pimpinan.

Seperti yang sudah ditulis pada tulisan sebelumnya tentang bagaimana pendelegasian itu penting untuk pengembangan diri, maka apabila kita menerima delegasi tugas dari pimpinan kita sepatutnya lah kita menanggapi sebagai hal positif. Bukan malah berasumsi negatif kalo si boss pingin ngerjain kita.. nggak ngerti apa-apa.. bisanya perintah-perintah doang.. atau apalah yang malah membuat kerja menjadi nggak efektif. Inget, helping your manager is the way to help your self become a manager..

Memang beberapa pimpinan nggak sehebat bawahan dalam beberapa hal.. well, oke lah.. bisa juga di sebut nggak sehebat bawahan dalam banyak hal.. Tapi mereka adalah tetap pimpinan. Mereka dipilih sebagai pimpinan karena memiliki sesuatu yang lebih dari yang lain. Namun bukan berarti pimpinan pasti menguasai semua tugas yang dilakukan oleh teamnya. Salah satu tugas team member adalah membantu pimpinan agar tugas mereka bisa selesai dengan cara kita yang hebat. Kehebatan kita dalam menyelesaikan tugas2 pimpinan sedikit banyak akan dilihat oleh mereka sebagai orang yang helpfull dan berprestasi. Kalau nggak dilihat juga.. nanti kita bahas caranya supaya kinerja kita bisa kelihatan di mata pimpinan tanpa bermaksud menjilat.. 

Untuk itu kita perlu memprespektifkan diri kita seakan2 di posisi mereka. apa sih yang mereka butuhkan?..

Dalam menjalankan tugas dari pimpinan, kenali dulu target ouputnya. Kalau pimpinan nggak kasih informasi tentang target outputnya yaa ditanyakan saja toh yaa.. biar clear gitu. Kenali juga informasi2 yang dibutuhkan dan wewenang yang bisa dilakukan. Kalau diperlukan, mintakan ke pimpinan dibuatkan nota dinas yang isinya memberikan wewenang tertentu tersebut dan nota dinas ini diinformasikan ke seluruh pihak terkait sehingga bisa mempermudah proses pelaksanaan tugasnya.

Kenali juga due date pelaksanaannya. Kalau delegasi tugasnya cuman perlu waktu sebentar buatkan laporan setelah selesai saja. Tetapi kalau memerlukan waktu yang lama dan berhari-hari siapkan laporan secara berkala.. misal daily atau weekly. Just be honest.. nggak perlu melebih2kan status pekerjaan kita.. kalau baru 10% yaa sampaikan 10%. nggak perlu dilebihlebihkan atau dikurang2in. Kalau ada kendala yang tidak bisa kita selesaikan sendiri sampaikan saja dan minta bantuannya.

Oh iya.. mengenai kendala.. kalau ada problem coba cari tahu bagaimana cara mengatasinya. Jangan menyalahkan orang lain atau melempar tanggung jawab kepada yang lain. Kalau problemnya serius dan kita nggak bisa tangani sendiri atau bisa siih kita tangani sendiri tapi perlu otoritas diluar kemampuan kita maka informasikan pimpinan kita. Selain itu, nggak perlulah kita ganggu pimpinan kita sama soal-soal sepele yang kita bisa kerjain sendiri.

Jangan cuman sampaikan problemnya saja. Sampaikan juga solusi yang sudah dilakukan dan usulan yang perlu dilakukan. Berikan beberapa usulan sebagai alternatif. Biar sang pimpinan yang memutuskan solusi kendala tersebut kalau memang butuh bantuannya. Dengan cara ini kita membantu mempermudah pekerjaannya. Next time, kita akan dibantu olehnya.. percaya deh..

Selain itu informasikan / diskusikan rencana kerja untuk pekerjaan yang akan dilakukan. Tidak perlu terlalu teknis.. apalagi kalau pimpinan kita bukan orang yang mengerti teknis. Global saja.. at least, mereka tahu plan kita apa.

Sometime, kalau pimpinan kita requestnya nggak masuk akal.. silahkan di argue saja. Mereka juga manusia koq. Kadang2 membuat sesuatu hal yang nggak masuk akal. Atau bisa jadi masuk akal mereka tapi nggak masuk akal di kita.. atau sebaliknya. Maka dengan berargumentasi inilah cara brainstorming agar sama-sama satu frequensi. Tapi dengan cara yang penuh respek yaa.. bukan yang penuh konfrontasi dan argumentasi tanpa solusi. Speak with data.. Pimpinan yang baik mau untuk bertukar fikiran dan mau merubah fikiran mereka setelah mendapat informasi2 yang benar. Justru mereka akan menghargai orang2 yang tahu apa yang dilakukannya. Kalau kita terlalu defensive.. tolak sana tolak sini.. atau terlalu nurut.. jadi “yes boss” aja.. kerjaan jadi nggak menarik. Ajaklah diskusi-diskusi yang mencari solusi bersama pimpinan. Inget, kita ini ada di dalam team yang sama.  Perlu jalan bersama-sama.

Jangan takut untuk menolak kalau sudah overload. Sampaikan kerjaan yang sedang kita lakukan apa. Kalau memang tetap diminta handle assignment baru, minta saja kompensasi untuk menunda kerjaan yang sedang kita lakukan sekarang ini. Atau minta resource lebih.. misalnya minta bantuan tenaga dari team yang less busy, kita yang kontrol kerjaan mereka.. jadinya seperti mendelegasikan lagi delegasi dari pimpinan. Seorang pimpinan lebih senang mendelegasikan kerjaan ke orang yang menurut dia lebih bisa dipercaya. Jadi berbahagialah kalau kita diberi tugas dan wewenang karena berarti kita adalah orang yang dipercaya dan bisa jadi disiapkan sebagai kader untuk penerusnya..

Wahh.. panjang juga nih ternyata bahasan tentang recieving delegation.. udah dulu deh, Semoga tulisan yang panjang lebar ini bermanfaat..